Gérer les imprévus de votre quotidien

Christian travaille au CHU de Yaoundé, aux Urgences. Il est passionné par ce qu’il fait. En sortant de chez lui pour son travail le matin, il ne sait comment se déroulera sa journée. Son boulot consiste à réagir le plus vite et efficacement possible à la variété de cas qui se présentent dans son service. 

Christian est comme un pompier. Il court çà et là pour éteindre les feux. Lorsqu’il se lève, il peut avoir un tas de choses prévues, mais ne sait jamais à l’avance s’il y arrivera à cause des imprévus. Comme ces situations sont inhérentes à son travail, il ne s’en plaint que rarement.

Vous par contre. Vous n’êtes ni un chirurgien qui travaille aux urgences, ni un pompier. Alors, pourquoi avez-vous des journées similaires à eux ? Pourquoi êtes-vous fréquemment en train de courir dans votre travail ou dans vos études ? Dans vos relations ou lorsqu’il s’agit de vos obligations personnelles. 

Cette situation ennuie particulièrement Passy, Comptable dans un Centre de gestion agréé (une entreprise qui fait les opérations comptables pour d’autres entreprises). Elle se lève pourtant chaque matin avec un plan précis pour sa journée. Mais voilà, à la fin de soirée, elle réussit à peine à faire 2 des 10 choses qu’elle avait prévues. Parfois même elle ne réalise rien de ce qu’elle voulait faire.

Elle m’a confié que les imprévus sont la cause principale de ses frustrations. Elle dit en avoir beaucoup trop. En effet, elle doit faire face à des situations qui doivent être gérées d’urgence, sans crier gare. A l’instar de Christian, se retrouvant arrachée à « son programme » de la journée par des urgences. 

Si cette situation lui arrivait rarement, cela pourrait être compréhensible. Les imprévus font en effet partie de la vie. Il peut être normal d’en avoir à des périodes spécifiques. Mais ce n’est pas le cas pour Passy. Il lui arrive de ne traiter que des nouveaux dossiers urgents et importants et le reste est reporté pour plus tard. Elle peut enchainer des journées et des semaines entières comme ceci. Certaines personnes qui se sont retrouvées dans ces situations ont très souvent cessé de lutter. Elles ont fini par intégrer que la vie c’est le jonglage et par conséquent, elles jonglent. Convaincu qu’il n’y aucun moyen de s’en sortir. 

La matrice Eisenhower

Passy m’a dit préférer faire ainsi avec ces imprévus. En effet, elle utilise la matrice d’Eisenhower pour son organisation personnelle. C’est un outil puissant pour gérer ses priorités. Elle divise les choses que vous avez à faire en 4 catégories dépendamment de l’importance et de leur urgence. 

La part belle est laissée aux choses à la fois urgentes et importantes qui sont traitées en priorité. Les tâches importantes mais moins urgentes doivent être programmées pour plus tard. Si des dispositions ne sont pas prises, les choses B peuvent passer en second plan pendant de longs mois. Je parie que c’est le cas de vos objectifs annuels qui sont rarement urgents. Et comme par réflexe les urgences l’emportent sur tout le reste, on a des projets qui nous tiennent à cœur mais qui ne voient jamais le jour.  

Les choses non urgentes ne méritent pas notre attention suivant cette matrice. Elles doivent être supprimées ou alors déléguées (cas C) dans le cas contraire. Mais délégué à qui ? Lorsqu’on a moins de 5 ans d’expérience professionnelle, il est rare d’avoir des personnes à qui déléguer son travail ou ses obligations personnelles. Toujours selon la matrice, peut-on simplement supprimer les tâches moins importantes ? Des tâches comme acheter des chaussettes sont rarement importantes. Peut on simplement les supprimer et ne plus en acheter ?

Cette matrice a son intérêt. C’est un puissant outil en complément d’autres méthodes plus profondes. En effet, comme tous outils, il faut l’utiliser de manière adéquate et dans le contexte approprié. Je l’utilise souvent lorsque je suis dans une situation où il me faut prendre des décisions rapides. Par exemple lorsque je suis déjà sur une activité planifiée et que je ne dispose pas de temps pour y réfléchir en profondeur. Sur le « champ de bataille » on a rarement le luxe de suranalyser des situations avant de se décider à passer à l’action. La matrice d’Eisenhower me sert dans ce type de circonstances.

Approfondir le sujet des priorités
Comment déterminer ses priorités et s’y tenir

Comprendre la raison d’être des imprévus 

La réalité est que vos journées sont en grande partie prévisibles. Il n’y a pas grand chose qui vous arrive de parfaitement nouveau que vous n’ayez encore eu à affronter dans votre quotidien. Les imprévus ne représentent réellement qu’une infime probabilité de ce qui se produira. Mais c’est là où le bas blesse. Si nous anticipions les choses qui peuvent nous arriver au cours d’une journée et que nous prévoyions des marges en termes de temps et d’argent, nous aurions eu la flexibilité nécessaire pour faire face sans grandes difficultés à ces obstacles. 

Par exemple, en anticipant une heure de pointe, on peut volontairement quitter 30 minutes plus tôt pour être sûre d’arriver à temps à son rendez-vous. Ou légèrement en avance. Si vous avez de l’argent en réserve, vous pouvez facilement faire face à un cas de maladie sans stress supplémentaire. 

Lorsque Passy se plaint de ses imprévus, je lui demande si ses tâches sont si imprévisibles que ça ? Elle dit que son chef la surprend tout le temps avec de nouvelles choses à faire, soit. Si c’est une habitude chez lui, alors cette situation est prévisible. 

Et vous ? Est-ce que vous ne pouvez pas anticiper des embouteillages en allant au travail ou à l’école ? Ne pouvez-vous pas voir venir un mal de tête ? La fin de votre bouteille de gaz ? Une fuite d’eau ou alors une coupure d’Eneo ? Est-ce que vous ne pouvez pas prévoir un retard de livraison ? Un travail à faire pour un projet ou encore le traitement d’un dossier qui revient chaque trimestre ?

Améliorez votre capacité d’anticipation et d’analyse

La plus grosse difficulté connue dans notre contexte est de prendre le temps d’anticiper convenablement les imprévus. Je sais que ça peut être ennuyeux et que vous pouvez avoir l’impression de perdre du temps à prévoir des choses qui ne produiront peut-être pas. Vous pouvez sortir plus tôt parce que vous anticipez des embouteillages et finalement vous arrivez 30 minutes avant l’heure de votre rendez-vous. On peut en effet avoir un sentiment de gâchis. Certaines personnes se sentent même très mal à l’aise d’attendre seules pendant 30 minutes en route ou dans un restaurant par exemple. 

Mais vous devez prendre conscience qu’il vous faut le faire. Vos efforts vous seront rendus avec un meilleur contrôle sur vos journées et sur la réalisation de vos objectifs. Le bon côté c’est que pour la plupart des imprévus, vous n’aurez qu’à les prévenir qu’une seule fois. Vous pouvez aussi vous laisser berner par cette croyance qui dit que vous ne pouvez pas TOUT anticiper.

Qui au juste vous a convaincu qu’il fallait que ce soit TOUJOURS TOUT pour le faire ? Une personne qui anticipe 5% sera moins bien qu’une personne qui anticipe 40% des situations qui peuvent se produire. Et les deux seront mieux que ceux qui n’anticipent rien du tout. Et de toutes les façons, lorsqu’on anticipe, on ne cherche pas à anticiper TOUT, mais à anticiper ce qui a le plus de chances de se produire. Par exemple, il peut être pertinent d’anticiper un orage en saison des pluies, et sortir avec son parapluie. Mais il n’est pas nécessaire de faire ce genre d’anticipation en pleine saison sèche. Soyez sage, ne cherchez pas la facilité à tout prix. Ne faites pas comme certains qui disent soit c’est facile et je le fais, soit je ne fais rien. Vous valez mieux que ça. 

Identifiez les types d’imprévus que vous avez régulièrement

De toute façon, certains imprévus vous arrivent plus souvent que d’autres. Comme la plupart des gens, vous avez des imprévus récurrents. Faites une liste de ces choses qui vous font continuellement dévier de vos plans. Essayez pour chacune d’elles de faire un plan pour les anticiper, atténuer leurs effets et vite réagir lorsqu’elles se produisent malgré tout. 

En effet, comme me le disait Christian, la plupart de ses urgences sont connues. Des accidents de circulation, des malaises, des palus sévères, des accouchements qui ont mal tourné. Christian connait ce qu’il faut faire pour ce genre d’urgences. Celles qui sont les plus fréquentes ne le font même plus stresser au moment d’aller vers un patient. Faites pareil pour vos imprévus récurrents. 

Voici un exemple de tableau que vous pouvez faire et coller dans votre chambre. 

Prendre en compte vos obligations et vos engagements envers les autres dans votre planification

En plus de votre capacité d’analyse et votre plan d’action pour gérer vos imprévus récurrents, vous devez prendre l’habitude de vous laisser des marges en termes de temps, d’énergie, d’attention et d’argent pour faire face aux aléas. 

Au lieu d’avoir un agenda hyper serré, ajoutez des marges de 20-30 minutes entre vos tâches pour faire face à des imprévus avec élégance. Essayez de prévoir des périodes vides dans vos journées jusqu’à ce que vous repreniez le contrôle. 

Prévoyez aussi des marges financières dans vos dépenses : 10% de plus c’est la pratique habituelle. Vous aurez déjà compris qu’avoir une épargne pour faire face aux urgences réduira le stress lorsqu’elles apparaîtront. Avoir des réserves enlèvera la quasi-totalité des impacts négatifs d’imprévus nécessitant de l’argent sur vous. Pas de stress, juste agir vite afin d’y faire face. 

Le monde n’a pas démarré avec votre naissance. Les problèmes et les imprévus que vous avez, l’ont été pour des millions de personnes avant vous et ce sera encore le cas dans les années à venir pour d’autres. Les solutions pour prévenir ces imprévus et les atténuer sont connues. Vous devez juste les mettre en pratique. 

Concevez votre système de gestion d’imprévus en vous inspirant du tableau du ci-dessus et des personnes qui réussissent. Posez leur des questions pour qu’ils vous dévoilent leurs stratégies et leurs astuces. Et par la suite, améliorez votre système jusqu’à ce que vous vous sentiez à l’aise face à votre situation spécifique. Si vous voulez accomplir de grandes choses, vous devez apprendre à gérer les imprévus avec élégance. 

Dites-nous en commentaire si vous arrivez à faire face à vos imprévus sans stress et sans que cela ne perturbe la réalisation de vos tâches quotidiennes de manière significative.

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