La plupart du temps, vous vous fixez des délais de manière arbitraire. Vous le faites par instinct, par envie ou par décision sans réel fondement. Cependant, les bonnes pratiques pour se fixer des délais sont pourtant connues. Il faut se baser sur l’expérience de réalisation de tâches similaires et être réaliste. Au besoin, demandez de l’aide à quelqu’un qui a plus d’expérience en la matière. Certaines personnes sont extrêmement douées pour se fixer des délais et les respecter, quitte à sacrifier un peu de leur bien-être personnel pour y parvenir. Par exemple, vous fixez une date butoir pour achever un travail et vous faites le nécessaire pour le respecter. Même si vous devez y passer la nuit.
Des méthodes bien connues de planification sont aussi très utiles. Comme par exemple, prévoir des marges pour faire face aux imprévus. Vous pouvez aussi travailler de manière concentrée jusqu’à l’achèvement de la tâche, sans distraction.
La loi de Parkinson
Malgré cela, il existe un piège courant lorsqu’il s’agit de vous fixer des délais. Ce piège s’appelle la Loi de Parkinson. Elle a été énoncée en 1955 par Cyril Parkinson, un expert en gestion. La Loi de Parkinson stipule que « le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement ». En d’autres termes, si vous vous donnez une semaine pour rédiger un rapport qui pourrait être fait en deux jours, il est fort probable que vous utiliserez toute la semaine pour le terminer. Dans certains cas, vous attendrez qu’il vous reste juste deux jours avant de vous y mettre sérieusement. Le temps disponible devient en quelque sorte une limite auto-imposée, même si le travail en soi ne nécessite pas autant de temps.
En effet, plus le temps que vous accordez à une tâche est long, plus la tâche aura tendance à prendre du temps. Ceci sans tenir compte de sa difficulté réelle. Ainsi, avoir beaucoup de temps pour réaliser un travail qui n’en nécessite pas autant peut encourager la procrastination. Dans certain cas c’est un perfectionnisme inutile sur des détails sans impact qui fera durer le travail en question.
Exemples
Je connais plusieurs personnes qui ne fonctionnent que de cette manière. Elles se fixent des délais trop longs, ne font rien pendant une grande partie du temps, s’y mettent à la dernière minute et produisent une forme de résultat médiocre. Très rarement acceptable.
Vous aussi, vous avez certainement déjà fait cette expérience. Vous vous fixez des délais trop longs pour ce que vous avez à faire. En vous y mettant à la dernière minute, vous y arrivez quand même (tant bien que mal). Et vous vous demandez pourquoi vous ne l’avez pas démarré plus tôt.
Voici comment vous fixer des délais pour contrer la Loi de Parkinson et ne pas en être sa victime :
Fixez-vous des délais réalistes et ambitieux
Cela peut sembler contradictoire, mais vous pouvez y arriver en évaluant le temps réellement nécessaire pour une tâche et en vous fixant un délai légèrement plus court. Par exemple, si vous estimez que vous aurez besoin de 4h pour finir votre présentation Powerpoint, fixez-vous 3h30 comme délai. Si ce sont des tâches habituelles, alors votre estimation sera plus proche du temps nécessaire pour l’accomplir. Il faut néanmoins reconnaitre que très peu de personnes y parviennent. Soit parce que nous n’évaluons pas convenablement le temps que nous mettons à réaliser nos tâches récurrentes, soit parce qu’on n’a pas envie de le faire. Autant “se jeter dans la bataille une fois”, comme certains aiment le dire.
Découpez les grandes tâches en plus petites étapes
Avec cette méthode vous devez essayer de décomposer le travail que vous avez à faire en de tous petits morceaux que vous pourrez réaliser d’un coup. Cela rend le travail moins intimidant et permet de suivre plus facilement son avancement. Moi, j’ai des tâches marquées « Enregistrer sous » lorsque je dois faire un travail similaire à quelque chose que j’ai déjà eu à réaliser. Commencer juste par ce « Enregistrer sous » et renommer le fichier me permet d’avancer, même d’un petit pas. Si par exemple c’est un évènement que vous devez préparer, vous pouvez commencer par des tâches comme “trouver le lieu”, “Faire une liste d’invités” ou “Choisir une date”.
Utilisez des techniques de gestion du temps
Ces méthodes peuvent aider à maintenir la concentration et à travailler efficacement sur des périodes définies. Vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro (25 minutes de travail et 5 minutes de pause) ou la matrice d’Eisenhower (Urgent / Important) dans ce sens.
Lire l’article y relatif ici :
Devenir plus productif en 30 minutes
Mesurez le temps que les choses vous prennent
Lancez un chrono pour savoir combien de temps vous prennent les choses que vous faites de manière fréquente. Le temps que vous mettez à vous préparer en général, le temps que vous prenez pour manger, pour rédiger un rapport hebdomadaire ou le temps que vous mettez à laver votre enfant. Vous n’aurez qu’à le faire une ou deux fois pour avoir déjà une meilleure acuité. Cela vous permettra de faire de meilleures estimations à l’avenir sur des tâches similaires.
Pour les 3 prochains jours, choisissez une tâche récurrente et chronométrez-la. Vous serez surpris de vos découvertes !
Entraînez-vous à faire de bonnes estimations
Cela vous permettra d’avoir une meilleure maîtrise de votre flux de travail et des engagements que vous avez pris. Vous ressentirez plus de sérénité au quotidien, comme par magie.
En conclusion, gardez à l’esprit qu’en étant conscient de la Loi de Parkinson, vous pouvez prendre des mesures pour éviter ses pièges et optimiser votre gestion du temps. Vous pourrez avoir plus de disponibilité pour votre famille et vos amis. Vous aurez aussi plus de marge pour travailler sur des projets plus intimes. Comme « Renouer avec une amie avec qui vous avez perdu le contact » ou encore « Pratiquer la méditation » ou bien « Prendre ce fameux cours de danse que vous revez de faire ».
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Comment déterminer ses priorités et s’y tenir
Erreurs à éviter
Même avec les bonnes pratiques, on peut commettre des erreurs.
- Sous-estimer les imprévus : « Même en étant précis, n’oubliez jamais d’inclure une petite marge (10-15% du temps total) pour les imprévus. »
- Se décourager rapidement : « Si la première tentative de fixation de délai ne fonctionne pas, ne baissez pas les bras. C’est un muscle à entraîner ! »
- Ignorer la fatigue : « La productivité ne signifie pas travailler 24h/24. Écoutez votre corps et accordez-vous des pauses régulières pour être capable de garder le rythme sur la durée. »
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Gérer les imprévus de votre quotidien
Super monsieur. Ce texte invite à prendre le contrôle de son temps à se méfier de la procrastination induite par la loi de Parkinson, et à améliorer sa productivité sans sacrifier son bien-être. Il propose des solutions simples concrètes et applicables à tous.
Oui. Le plus important c’est d’être concentré sur ce qui vous apporte des résultats concrets.
Magnifique..merci dans la gestion du temps pour ma part gros imprévus 😅 mais je garde en coeur la loi du maître kaizen anticiper ne pas improviser ai bcp appris sur la methode pomodoro et réellement je le lirai encore et encore pour mieux gérer mon temps et atteindre mes objectifs
C’est une bonne démarche d’essayer plusieurs tactiques pour trouver ce qui marche le mieux pour vous.
Belle article et le rappel sur la loi de parkinson. L’estimation des tâches et assez difficile encore pour moi pour le moment. Ce que je fais c’est de définir un intervalle de temps dans lequel devrait terminer une tâche X. Je teste encore cette méthode pour voir ce que ça donne. J’integrais les astuces proposé dans cette article pour mes prochaines tâches à estimer
Bon courage. Essaie plusieurs méthodes pour voir ce qui marche pour toi.
Chacun à déjà au moins une fait l’expérience de la mauvaise gestion du temps d’un long weekend (4 jours). Au soir du quatrième jour on peut se sentir vraiment coupable…
Merci Arisber
Avec plaisir.
Bonjour, merci beaucoup pour l’article. Par exemple moi je suis quelqu’un qui n’utilise pas souvent des délais bien définis pour accomplir une tache. Si c’est un travail demandé, je commence à le faire à la veille du délais pour rendre un travail qui aurais été meilleur si j’avais pris plus de temps; Néanmoins quand j’essaye de le découper en petite tache je me retrouve toujours à insister sur les petits détails, ou même extrapoler la consigne. Dans ce cas précis comment faire pour ne pas être victime de la lois de Parkingson ? je me dit souvent que c’est dans la pression qu’on arrive à repousser ses limites
Bonjour. Pour ne plus en être victime, il faut démarrer le plus tôt possible en commençant par des choses simples qui prennent juste 5 minutes. La peur d’échouer peut vous faire reporter ce que vous devez faire jusqu’à la dernière minute. Comme celà si vous échouez, vous pourrez vous dire que c’est juste parce que vous n’avez pas eu assez de temps. Mais vous saurez au fond de vous que c’est faux. Dans votre travail, commencez par vous fixer un périmètre clair, et si vous constatez que vous vous perdez dans les détails, revenez à l’essentiel. Faites le autant de fois que nécessaire. C’est une mauvaise idée de compter sur la pression et le stress pour travailler. Votre manager peut s’en rendre compte et l’utiliser. Après vous vous plaindrez qu’il vous met sans cesse la pression, alors que c’est vous qui lui aurez montré que c’est comme cela que vous fonctionnez. Ne comptez pas sur le stress et la pression, sur le long terme les effets sont toujours négatifs. Faites les choses avec Grace en commençant tôt.