La toute première étape dans la préparation d’un projet

La plupart des choses que nous devons accomplir dans notre vie peuvent être formulées sous forme de projet. De façon simple, un projet peut être défini comme un ensemble d’activités temporaires, uniques et interconnectées, menées dans le but de créer un produit, un service ou un résultat souhaité.

Voici les caractéristiques clés qui définissent un projet :

• Temporaire : Un projet a un début et une fin bien définis. En effet, un projet n’est pas une activité continue. Une fois que l’objectif est atteint (ou que le projet est abandonné), il se termine.
• Unique : Chaque projet est unique en son genre, même s’il s’inscrit dans un domaine connu. Bien que de nombreux projets similaires existent, chaque nouveau projet présente des défis distincts, des acteurs différents qui le rendent unique. En fin de compte, l’objectif final est de produire quelque chose qui n’existait pas auparavant, ou de modifier de manière significative quelque chose d’existant.
• Implique des ressources : Un projet nécessite la mobilisation de ressources diverses : de l’argent, du temps, du matériel et des efforts d’une ou de plusieurs personnes.
• Comporte une incertitude : Par nature, un projet implique toujours un certain degré d’incertitude et de risques, car il crée quelque chose d’unique. Même pour des projets individuels, il y a des menaces qu’il faut anticiper et des opportunités à saisir.
• Poursuit un objectif précis : Un projet est toujours orienté vers un ou plusieurs objectifs clairs et mesurables. Ces objectifs doivent être définis au début du projet.

Voici quelques exemples faisant l’objet d’un projet:

• Un produit : acheter une nouvelle voiture, construire une maison.
• Un service : Organiser une fête d’anniversaire, déménager pour une nouvelle maison.
• Un résultat souhaité: une nouvelle stratégie marketing pour le blog Kaizen Me, un rapport de recherche, refaire sa garde-robe.

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Qu’est-ce qui n’est PAS un projet ?

Les activités répétitives qui font partie du fonctionnement quotidien dans vie personnelle ou professionnelle ne sont pas considérées comme des projets. Par exemple, faire la ménage, la lessive ou vider la poubelle ne sont pas des projets. Idem, pour la production en série d’un produit dans une usine ou la gestion quotidienne d’un service client sont des opérations et non des projets, compte tenu du fait que ce soit des activités continues et répétitives. Comme le fait de prendre soin de vous au quotidien ou de faire votre travail routinier au bureau.

L’atout redoutable : Le retour d’expérience

Un de mes atouts redoutables pour réussir mes projets professionnels et personnels est ce qu’on appelle le retour d’expérience. Lorsque je veux accomplir quelque chose pour la première fois, je me renseigne toujours auprès des personnes qui ont déjà accompli ce que je souhaite réaliser. Je suis toujours conscient que le monde n’a pas démarré à ma naissance. Par conséquent, je garde à l’esprit que la quasi-totalité des projets que je souhaite réaliser l’ont déjà été par d’autres personnes avant moi. Ces personnes ont déjà ouvert des chemins que je peux exploiter. Elles ont déjà géré des risques par lesquels je ne suis pas tenu de tomber.

Lorsque j’ai voulu acheter ma première voiture, je me suis tourné vers des personnes qui en possédaient déjà une. J’ai écouté leurs conseils, les bonnes pratiques qu’elles me recommandaient, mais aussi les erreurs qu’elles avaient commises ou les dangers qui me guettaient. C’est mon prof de gestion de projet à l’université qui nous l’avait enseigné, à mes camarades et à moi. A l’époque mon groupe avait travaillé sur un système de gestion de la connaissance dans une organisation. Comme il aimait le répéter, la première étape est de faire un retour d’expérience sur le sujet, avant de se lancer dans la bataille.

Malgré la simplicité de cette méthode, vous pourrez l’utiliser pour toutes les tailles de projets. D’ailleurs elle est très efficace pour les petits projets personnels car elle produit des résultats remarquables. Une grande efficacité dans la réalisation mais aussi un réduction importante des risques d’échecs. Surtout dans un environnement ou nous manquons souvent de ressources pour mettre en œuvre nos idées. Des projets personnels comme organiser un mariage, déménager dans un nouveau quartier ou encore acheter un congélateur sont de bons exemples pour l’appliquer.

Adapter le conseil, ne pas le copier

Il faut cependant garder à l’esprit que le but n’est pas de calquer ce que d’autres personnes ont eu à faire. En effet, vos projets ont toujours leurs spécificités. Des conditions et un environnement uniques qui font que vous ne pourrez pas toujours imiter à l’identique ce que l’on vous recommande. De plus, il faut s’adresser aux personnes dont les projets sont les plus similaires aux vôtres. Pour ma voiture par exemple, je n’allais pas prendre conseil auprès de quelqu’un qui a acheté une voiture toute neuve alors que je souhaitais acquérir une voiture d’occasion. Il serait aussi préférable de s’adresser à plusieurs personnes différentes et de ne garder que ce qui semble être commun à chacune d’elles. Et démarrer sur cette base.

Je sais déjà que pour certains, après avoir lu ce paragraphe, leur orgueil a fait un tour. Pourquoi parler de mes projets à d’autres personnes ? Et pourquoi leur demander conseil ? S’ils me mentent, comment le saurai-je ? On a déjà abordé le sujet dans un des articles du blog.

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L’orgueil est le plus grand frein

Le plus grand frein que vous pouvez avoir dans vos projets et même dans la vie en général, c’est bien votre orgueil. Celui-là qui vous fait vouloir tout faire seul. Ainsi, vous ne vous retrouverez pas dans une situation où vous devez une partie de votre victoire à une aide extérieure. À de bons conseils qui vous ont fait aller plus vite, commettre moins d’erreurs et atteindre un niveau de qualité que vous n’auriez pas obtenu seul.

Je suis déjà tombé dans ce piège lorsque j’étais novice. On le remarque souvent en début de carrière, on veut faire toutes nos tâches sans partir de rien. Croire que tous les dossiers devraient démarrer par une page blanche. Penser que toutes les planifications devraient sortir du néant sans s’inspirer de ce qui a déjà marché par le passé. C’est une grave erreur. Et une perte de temps. Vous n’avez pas besoin de refaire toutes les erreurs que le monde entier a déjà corrigées.

Cette démarche, bien qu’alléchante pour l’ego, augmente les risques d’échec de vos projets ou leur abandon. Et d’ailleurs, même quand on adopte les bonnes pratiques, les projets restent difficiles à conduire jusqu’au bout. Inutile donc d’augmenter leur difficulté parce qu’on a trop d’orgueil.

Alors, soyez plus futé et plus mature que vous ne l’êtes. Renseignez-vous auprès de vos proches. Demandez-leur s’ils connaissent quelqu’un qui l’a déjà fait. Faites des recherches sur Internet pour en savoir plus sur les résultats que vous devez obtenir. Recherchez des personnes qui ont déjà réussi ce que vous voulez accomplir.